Wartungsvertrag

Ein Wartungsvertrag ist eine definierte Leistungsvereinbarung, die zwischen Betreibern und Dienstleistern zum Zwecke der Instandhaltung und Werterhaltung technischer Systeme geschlossen wird.

Was ist ein Wartungsvertrag

Ein Wartungsvertrag regelt Rechte und Pflichten der Vertragsparteien und sollte diese im Idealfall detailliert beschreiben. Neben den Leistungsinhalten sind auch Leistungsausschlüsse, Mitwirkungspflichten und kommerzielle Rahmenbedingungen in den Wartungsvertrag aufzunehmen. Je nach Leistungsinhalt werden oftmals auch die Begriffe Inspektions-, Instandhaltungs- oder Servicevertrag verwendet. Wartungsverträge stellen aus rechtlicher Sicht meist einen Werkvertrag dar, können aber auch nur den Charakter einer Preisvereinbarung haben.

Arten von Wartungsverträgen

Je nach Branche und inhaltlicher Ausrichtung, können Wartungsverträge auch anders bezeichnet werden:

Inspektionsvertrag: Beinhaltet Maßnahmen zum Vergleich von Ist- und Soll-Zustand. Die Grenze zum Wartungsvertrag ist aber oftmals fließend und es sind zum Teil auch weiterführende Instandhaltungsmaßnahmen enthalten
Wartungsvertrag: Bezieht sich auf ein definiertes technisches Objekt oder System und beschreibt Maßnahmen zu Aufrechterhaltung des Betriebszustands
Instandhaltungsvertrag: Kann sämtliche in den Bereich der Instandhaltung fallende Tätigkeiten und Maßnahmen enthalten
Servicevertrag: Beschreibt Dienstleistungen im Allgemeinen

Inhalte eines Wartungsvertrages

Instandhaltungsverträge können zwar auf standardisierten Rahmenwerken beruhen, die konkreten Inhalte und die vertragliche Ausgestaltung sind, von einzelnen Ausnahmen abgesehen, allerdings sehr individuell und können selbst innerhalb einer bestimmten Brache stark variieren. Gerade bei der Vergabe von sicherheitsrelevanten Wartungsmaßnahmen ist deshalb in puncto Haftungsrisken und Dokumentationspflichten ein besonderes Augenmerk gefordert.

Bei Instandhaltungsverträgen ist der Leistungsinhalt nicht nur im Sinne einer Auflistung der durchzuführenden Maßnahmen und Tätigkeiten zu verstehen, sondern auch das angestrebte Ergebnis ist von essenzieller Bedeutung. Beim klassischen Wartungsvertrag ist dies in der Regel der störungsfreie Betrieb und nicht nur die Einhaltung empfohlener Austauschintervalle. Wie bei einer Versicherung ergibt sich das komplette Bild des Leistungsumfangs erst durch die Kombination von Leistungsinhalten, Ausschlüsseln und weiterer Klauseln. Es ist auch üblich weitere mitgeltende Dokumente zu verweisen, weshalb es im Einzelfall gar nicht so einfach ist, den konkreten Leistungsumfang zu bestimmen. Insbesondere wenn von Anbieterseite ein Vertragstemplate für verschiedene Varianten genutzt wird.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers können sich neben dem notwendigen Zugang zum Vertragsgegenstand auch auf den Zeitpunkt und den Ablauf von Störungsmeldungen oder eine Vorhaltung von Ersatzteilen erstrecken. Auch Eigenleistung und Vorarbeiten können in diesem Zusammenhang vereinbart werden.

Im einfachsten Fall wird der vereinbarte Leistungsumfang durch Zahlung einer pauschalen Vergütung abgegolten. Darüber hinaus werden im Vertragswerk die Konditionen für Zusatzleistungen und ggf. Zahlungsverpflichtungen im Zuge von Pflichtverletzungen genannt. Da aber zunehmend die verschiedensten Einzelbausteine zu vielschichtigen Leistungspaketen zusammengefasst werden, steigt auch die Komplexität der Vergütungsmodelle. Was dann unterm Strich abgerechnet wird kann zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nur geschätzt werden. Sollte dies zutreffen, sollte der Anbieter sein Preismodell mit Hilfe valider Fallstudien darlegen und vorrechnen können.

Unterschied zu Service Level Agreements

Gerade bei IT-Systemen aber in den letzten Jahren auch verstärkt bei physischen Instandhaltungsobjekten können Service-Level-Agreements (kurz: SLA) einen Wartungsvertrag ergänzen oder gar ersetzen. In einem SLA werden die Qualitätsstandards für die Erbringung einer Dienstleistung aufgeführt und Maßnahmen zu deren Einhaltung beschrieben. Vor allem bei Verfügbarkeitsgarantien oder Reaktionszeiten macht es Sinn diese in einem separaten SLA detailliert zu beschreiben. In der Regel ist ein Service-Level-Agreement kein eigenständiger Vertrag, sondern definiert zusätzliche Erfüllungskriterien.

Wann lohnt sich der Abschluss eines Wartungsvertrages

Da die Kosten für Wartungsverträge im Laufe der Zeit zu stattlichen Summen heranwachsen und gerne auch mal die Kosten für die Anfangsinvestition überschreiten, sollte unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten genau abgewogen werden, welche Leistungen wirklich benötigt werden. Schließlich möchte man am Ende nicht mit einer teuer bezahlten Schwimmweste durch die Wüste laufen. Ein Wartungsvertrag macht demzufolge immer dann Sinn, wenn die angebotenen Leistungen auch tatsächlich zum eigenen Bedarf und Nutzungsverhalten passen und die Kosten geringer als die der bestmöglichen Alternative sind. Klingt erst einmal ein wenig abstrakt, besagt allerdings, dass es immer Alternativen gibt, die in die Entscheidungsfindung miteinbezogen werden sollten. Dies könnte natürlich die Durchführung der Wartungsaktivitäten in Eigenregie sein, aber es kann auch sein, dass ein Technologiewechsel aufgrund geringerer Gesamtkosten angezeigt ist. Rein praktisch gibt es immer Wartungstätigkeiten die zur Erfüllung sicherheitstechnischer oder regulatorischer Anforderungen erforderlich sind. Ist die Technologie also erst einmal beschafft kommt man um diese Themen nicht herum und es stellt sich nur die Frage: „Make or Buy“. Bei allem was darüber hinaus geht, sollte aber eine Kosten-Nutzen-Analyse die Entscheidungsbasis bilden. Insbesondere bei Maßnahmen, bei denen der technologische Nutzen in Bezug auf Leistungsverbesserung oder Verfügbarkeitssteigerung nicht empirisch belegt ist, lohnt eine tiefergehende Auseinandersetzung. Sollten also Maßnahmen vorgeschlagen werden für die der Anbieter nicht im Gegenzug eine höhere Verfügbarkeit, eine längere Lebensdauer oder sonstige Vorteile garantiert, macht es Sinn diese erst einmal mit einem Fragezeichen zu versehen. Auch kann es sein, dass die angebotenen Garantien nur bei entsprechender Nutzung oder in Bezug auf ein Engpassszenario Sinn ergeben, das für die eigene Situation keine Rolle spielt.

Worauf bei Abschluss von Wartungsverträgen geachtet werden sollte

Neben der Kenntnis des eigenen Instandhaltungsbedarf haben sich folgende Regeln bei der Entscheidungsfindung bewährt:

Zusätzliche Leistungsbestandteile nur bei Nachweis der Verfügbarkeitssteigerung oder Leistungsverbesserung
Trennung von sicherheitstechnischen und präventiven Instandhaltungsmaßnahmen
Leistungen nicht doppelt bezahlen, denn bei Leistungsüberwachung von Maschine A ist diese bei Maschine B nicht notwendig
Bezug zu Normen, Standards und externen Regelwerken schafft Transparenz
Leistungsausschlüsse zuerst lesen
Alle mitgeltenden Dokumente im Blick behalten

Häufige Fragen – Wartungsvertrag

Ist ein Wartungsvertrag ein Werksvertrag oder Dienstvertrag?

Das ist vom Inhalt des Wartungsvertrags abhängig. Der Inhalt bestimmt die Rechtsnatur und ein Wartungsvertrag kann sowohl Werks- als auch Dienstvertrag sein. In vielen Fällen wird aber ein Werk geschuldet.